ContactPlan een kennismaking
NL|EN
VerbetertrajectOpleidingssysteemData & dashboardsAI-assistent
Opleidingssysteem

Wie kan wat? Elke ochtend zichtbaar, voor elke shift.

Eén systeem voor opleiden in het magazijn: werkinstructies, een opleidingsmatrix, een app voor de trainer en een dashboard. Het werkt in de Microsoft 365 die u al heeft, of als eigen app.

Nieuwe mensen sneller zelfstandig
Elke stap staat met foto in de instructie, in hun eigen taal.
Geen stilstand bij afwezigheid
Elke ochtend zichtbaar wie welke taak kan overnemen.
Klaar voor elke audit
Per persoon en per instructie het bewijs, met datum en trainer.

Uit de praktijk: deze aanpak, met een opleidingsmatrix en een app voor de trainers, is gebouwd en dagelijks gebruikt in een magazijn van een grote logistieke dienstverlener.

Bekijk de live demo'sPlan een kennismaking

Zo werkt het: van de vloer tot op uw gsm

De app, de matrix en de meldingen zijn aan elkaar gekoppeld. Wat de trainer op de vloer invult, staat dezelfde minuut in de matrix, en wie het moet weten krijgt meteen een bericht. Niemand typt iets twee keer.

1 · Op de vloer
Opleiding registreren
MedewerkerInterim C
WerkinstructieWI-MAG-012 · versie 3
✓Stap 1 tot 4 getoond
✓Zelf uitgevoerd, 20 orders
NiveauZelfstandig
Opmerking (ingesproken)Stap 3 nog eens herhalen
Opslaan

De trainer registreert in de app op gsm of tablet, met de instructie open.

2 · In de matrix
Opleidingen.xlsx · tabel RegistratiesSharePoint
DatumMedewerkerInstructieNiveauTrainer
03/11Medewerker AWI-MAG-015HerhalingTrainer 1
04/11Medewerker BWI-MAG-018In opleidingTrainer 2
05/11Interim CWI-MAG-012ZelfstandigTrainer 1
Nieuwe rij, toegevoegd door de app om 10:42

Elke registratie wordt meteen een nieuwe regel in de matrix.

3 · Automatisch
Power Automate · stroomautomatisch
Wanneer een rij wordt toegevoegdtabel Registraties
↓
Als niveau = Zelfstandiganders: herhaling inplannen
↓
Matrix en dashboard bijwerkenvakje wordt blauw
↓
Bericht posten in Teamskanaal Orderpick · teamleader

Een automatische stap ziet de nieuwe regel, werkt de matrix bij en beslist wie een bericht krijgt.

4 · Als melding
Teams · kanaal Orderpick10:43
Opleidingen · via Power Automate
Interim C is zelfstandig op WI-MAG-012 (orderpicken). In de vroege shift kunnen nu 7 mensen deze taak alleen.
Opleidingen · via Power Automate
De herhaling heftruck van 2 medewerkers vervalt binnen 14 dagen. Voorstel: dinsdag 14:00.
InplannenLater

De teamleader krijgt het bericht op zijn gsm of in de chat, zonder een rapport te openen.

Vier bouwstenen

Werkinstructie
Orderpicken met de handscanner		Nummer
WI-MAG-012		Versie
3
Geldig vanaf
04/11		Afdeling
Orderpick
Eigenaar: teamleader orderpick · Goedgekeurd door: magazijnverantwoordelijke · Opleidingsduur: 2 uur + 1 shift begeleid
Doel
De juiste artikels in het juiste aantal in de rolcontainer, zonder fouten en zonder zoeken.
Veiligheid
VeiligheidsschoenenFluohesjeHandschoenenNiet klimmen in het rek
Stappen
1
Scan de locatie waar je het artikel neemt. Wacht op het groene vinkje.
A-12-03
2
Scan het artikel en controleer het aantal op het scherm.
Let op: rood scherm = verkeerd artikel. Niet nemen, verwittig de teamleader.
3
Bij een tekort: druk op "Manco". Ga verder naar de volgende locatie.
4
Volle rolcontainer: label scannen, sluiten en naar de expeditiezone.
label
Kwaliteitscontrole: steekproef 1 op 50 ordersv3: stap 3 aangepast na foutmeldingen

Eén instructie per taak, op één blad: doel, veiligheid, stappen met foto en de fouten die je moet vermijden.

Het nummer en de versie bovenaan zorgen ervoor dat iedereen dezelfde, juiste versie gebruikt. Onderaan staat wat er veranderd is, zodat de matrix weet wie opnieuw moet aftekenen.

De foto's hier zijn tekeningen. In de echte instructie staan foto's van uw eigen magazijn.

Automatische meldingen

Niemand moet nog zelf in de matrix kijken. Er komt automatisch een bericht wanneer er iets gebeurt of iets dreigt te vervallen.

Iemand is zelfstandig gewordenAutomatischBericht aan de teamleader, met hoeveel mensen de taak nu kunnen.
Een herhaling vervaltAutomatischVeertien dagen vooraf aan de trainer, met een voorstel voor een datum en een knop om in te plannen.
Een nieuwe versie is goedgekeurdAutomatischIedereen die de vorige versie kende, krijgt de gewijzigde stap en moet opnieuw aftekenen.
Een attest vervaltAutomatischDertig dagen vooraf aan de coördinator: heftruck, hoogwerker, veiligheid.
Weekoverzicht op maandagAutomatischIn de chat: wat geleerd is, wat vervalt en welke instructies oud zijn.
Een taak wordt kwetsbaarAIAI legt de planning en het verlof naast de matrix en verwittigt de planner als er morgen te weinig mensen een taak kunnen.

Wat AI doet in het systeem

AI stelt voor, een mens beslist. AI beoordeelt geen medewerkers en zet niemand zelf op een taak.

Bij de werkinstructies

Een instructie uit een filmpjeEen ervaren medewerker filmt de taak, AI maakt er een eerste versie van de instructie van.
Nakijken op ontbrekende stappenAI leest een instructie zoals een nieuwe collega en duidt aan wat onduidelijk is.
In de taal van de interimsElke instructie in hun eigen taal, en voorgelezen voor wie liever luistert.
Een korte toets per instructieDrie vragen op de gsm na de opleiding, het resultaat komt in de matrix.
Wat is veranderd in de nieuwe versieAlleen de gewijzigde stappen worden getoond, en wie ze opnieuw moet leren.
Fouten koppelen aan de instructieSchade en fouten worden gekoppeld aan de stap waar ze ontstaan.
De bezetting per shiftDe matrix naast de planning: waar morgen iemand tekortkomt.
Een weekoverzichtElke maandag in uw chat of mail: wat geleerd is, wat vervalt en wat nagekeken moet worden.

Bij de matrix en de planning

Vragen aan de matrixEen vraag in gewone taal, zonder filters.
Voorbeeld

"Wie kan morgen in de late shift de heftruck overnemen?"

Kwetsbaarheid vooruit zienDe verlofplanning naast de matrix, een week op voorhand.
Voorbeeld

"Volgende week zijn twee van de drie laders met verlof."

Een opleidingsplan per nieuwe medewerkerDe volgorde van de opleidingen en een trainer, volgens de functie.
Voorbeeld

"Eerst veiligheid en scanner, dan picken zone A."

Attesten en vervaldatumsHeftruckattesten en herhalingen op tijd ingepland.
Voorbeeld

"3 attesten vervallen binnen 30 dagen."

Inspreken in plaats van typenDe trainer spreekt een opmerking in, AI koppelt ze aan de juiste stap.
Voorbeeld

"Stap 3 was niet duidelijk."

Auditdossier op één klikPer instructie of per persoon het bewijs voor een audit.
Voorbeeld

"Alle opleidingen laden van de laatste 12 maanden."

En nog meer

Papieren aftekenlijsten inlezenEen foto van een oude papieren lijst wordt door AI omgezet naar rijen in de matrix. Zo start niemand van nul.
Een vraag stellen in de chatEen teamleader typt in de chat "wie kan morgen laden?" en krijgt het antwoord uit de matrix, zonder de matrix te openen.
Feedback van nieuwe mensen samenvattenNa de opleiding geven nieuwe mensen kort feedback. AI vat samen welke stappen het vaakst onduidelijk zijn.

Hoe het technisch werkt

StandaardIn uw eigen Microsoft 365

De app in Power Apps, de matrix in Excel of SharePoint, de meldingen via Power Automate in Teams, en het dashboard in Excel of Power BI. Geen nieuw pakket, geen extra licentie, en uw gegevens blijven bij u.

Op maatAls eigen app

Een webapp op maat, met een koppeling met uw WMS of HR-systeem, voor bedrijven die geen Microsoft gebruiken of meer willen. Dit vraagt hosting en onderhoud, met een maandelijkse kost.

Het pakket

Eerst één afdeling

Het systeem eerst voor één afdeling, met uw trainers. Daarna beslist u over de uitrol naar de rest.

De omvang en de planning worden bij de start samen met u afgestemd. U krijgt vooraf een offerte op maat.

Vraag een offerte
Wat erin zit
  • Werkinstructies voor de taken van die afdeling, met foto's
  • De opleidingsmatrix
  • De app voor de trainer op gsm of tablet
  • De automatische meldingen
  • Het opleidingsdashboard
  • Opleiding van uw trainers, zodat ze het zelf beheren
Uw opleidingen op één plek? Start met een quickscan van 3 dagen.
Bekijk de quickscan
ContactPlan een kennismaking